Das Neukundengeschäft und die Bearbeitung von Leads waren bisher geprägt von der persönlichen Arbeitsweise der jeweiligen Vertriebsmitarbeiter und systemseitig geprägt von einer Mischung aus Outlook, Excellisten und persönlichen Notizen. Der Vertriebsprozess war definiert - es gab jedoch keine IT-Umgebung, die eine systematische Bearbeitung von Leads entlang des Prozesses ermöglicht hat.
Die Vertriebsmitarbeiter sollten die Möglichkeit haben Leads systematisch entlang des Vertriebsprozesses zu bearbeiten und alle relevanten Daten und Informationen im System zu hinterlegen. Benötigt wurde ein übersichtliches System, das möglichst wenige Eingaben erfordert, manuelles Kopieren von Daten unnötig macht und ein Höchstmaß an Automatisierung bietet. Als CRM System wurde bereits im Vorfeld das ZOHO CRM ausgewählt.
Gemeinsam mit dem Kunden wurde analysiert, welche Felder im ZOHO CRM System erforderlich sind, um den Vertriebsprozess abzubilden. Alle restlichen Felder wurden ausgeblendet bzw. gelöscht und fehlende Datenfelder ergänzt, um den Vertriebsmitarbeitern Übersichtlichkeit zu bieten und unnötige Eingaben zu vermeiden. Das System wurde im Anschluss von uns entsprechend konfiguriert.
Es wurde ein Prozess inkl. Excel-Template entwickelt über den vorhandene Adressen in wenigen Minuten strukturiert als Leads in das CRM importiert und dort weiter bearbeitet werden können. Auf diese Weise wurden innerhalb von Minuten tausende neuer Leads im CRM System angelegt.
Für die Bearbeitung wurden zahlreiche Logiken und Automatisierungen entwickelt: Erweist sich z.B. ein Lead nach erster Analyse als interessant, wird dieser auf Knopfdruck automatisch in eine Firma und einen Kontakt konvertiert. Die bereits importierten und nachträglich angereicherten Daten werden direkt in den Kontakt bzw. die Firma übernommen ohne dass Daten kopiert werden müssen. Auch können auf Knopfdruck weitere Module mit diesen Daten befüllt werden.
Im weiteren Vertriebsprozess werden je nach Status automatisch Aufgaben erzeugt und Datenaktualisierungen mit verknüpften anderen Modulen synchronisiert.
Zu jeder Zeit haben alle Vertriebsmitarbeiter und die Vertriebsleitung einen Überblick darüber, welches Unternehmen, welchen Status im Prozess hat, welche Umsätze "in der Pipeline" sind und welche Aufgaben wann zur Erledigung anstehen. Das CRM-System ist mit MS Outlook sowie der Telefonanlage gekoppelt, so dass alle E-Mails die per Microsoft 365 versendet werden direkt am Kontakt angezeigt werden. Bei E-Mails, die über das CRM versendet werden, stehen eine Vielzahl an Templates zur Verfügung, die je nach "Problem des Kunden" ausgewählt und innerhalb von Sekunden versendet werden können. Um einen Kontakt anzurufen genügt ein Klick und gleichzeitig kann das Gespräch über ein separates Fenster direkt protokolliert werden. Alle Aktivitäten - ob Anruf oder E-Mails - sind direkt mit dem Kontakt im CRM verknüpft.
Durch Keyuser wurde die Arbeit mit dem System im Alltag getestet. Nach dem Rollout und ersten Erfahrungen soll das CRM System weiter optimiert und massiv mit Prozess vereinfachenden Tools und Schnittstellen ausgestattet werden.
