Es geht um eine Wohngemeinschaft (WG) in der Nähe von Wuppertal mit 7 behinderten jugendlichen Bewohnern und rund 20 Mitarbeitern. Die komplette Verwaltung und Dokumentation basierte bisher auf Papier-Checklisten und MS Word bzw. Excellisten. Die Betreuer mussten bisher rund 30 % ihrer Zeit für verwalterische Tätigkeiten aufwenden - wertvolle Zeit, in der sie sich nicht um die Bewohner kümmern konnten. Angesichts knapper personeller Ressourcen und Budgets war diese Situation nicht länger haltbar.
Entwicklung einer allumfassenden Software, die alle Prozesse in der WG digitalisiert und die Betreuer bei organisatorischen Themen im Alltag unterstützt sowie den Aufwand für die Dokumentation auf ein Minimum reduziert. Vor allem sollten die Checklisten in Papierform abgelöst werden. Neben dem einfachen Dokumentieren stand auch das schnelle Auffinden von Informationen im Fokus.
Die Prozesse wurden bereits durch einen Berater der WG dokumentiert so dass direkt mit der Konzeption der Software begonnen werden konnte. Auf Grund des knappen Budgets kam die LowCode Plattform Zoho Creator zum Einsatz mit der ein erster Prototyp innerhalb weniger Tage entwickelt wurde. Auf dieser Basis konnte die Einrichtungsleitung sowie ausgewählte Mitarbeiter bereits erstes Feedback geben, um im kompletten Entwicklungsprozess ganz nah am Alltag der späteren Nutzer zu sein. Schritt für Schritt wurden Funktionen erweitert und optimiert während die Einrichtung mit der Zusammenstellung der Daten für den späteren Import in die Software begonnen hat.
Die Betreuer sind jetzt mit einem Tablet ausgestattet mit dem sie ihre Arbeitszeit erfassen, durch die fälligen Aufgaben und Termine geführt werden und alle Schritte einfach dokumentieren können. Die Geschäftsleitung hat ein Tool an der Hand mit dem sie Dienstpläne erstellen, die Zeiterfassung exportieren und den laufenden Betrieb im Auge behalten können.
Auszug aus dem Funktionsumfang:
Die wiederkehrenden Aufgaben pro Tag / Woche / Monat / Quartal können hier verwaltet werden. Je nach eingestellter Dienst- oder Uhrzeit werden die Aufgaben für die Mitarbeiter regelmäßig auf dieser Basis generiert und stehen in der Tagesansicht der zu eledigenden Aufgaben zur Verfügung.
In die Aufgaben können bereits Zuständigkeiten, Mengenangaben z.B. für die Medikamentengabe oder feste Uhrzeiten eingetragen werden.
Für Dienstpläne oder die WG-Termine kann die Kalenderdarstellung gewählt werden. Hier erhält man einen schnellen Überblick zu den Einteilungen. Zusätlich kann auf die Wochen- oder Tagesansicht gewechselt werden um zusätzliche Details zu sehen. Auch eine Filterfunktion steht zur Verfügung über die man sich z.B. nur bestimmte Mitarbeiter oder Urlaube anzeigen lassen kann.
Ein zeitsparendes Formular unterstützt bei der Eintragung von Dienstzeiten, Urlauben oder Krankheit. Bei der Planung ist die Einrichtung komplett flexibel, da neben festen Dienstzeiten auch die Eingabe von Uhrzeiten möglich ist. Selbstverständlich sind Eintragungen auch direkt über den Kalender möglich oder bestehende Termine können einfach dupliziert und angepasst werden.
Alle Bewohner sind hier mit Bild und den wichtigsten Infos aufgelistet. Von dort gelangt man auf die Detailansichten mit den fälligen Medikamenten-Gaben, Terminen, Dokumentationen und vieles mehr.
Auf einen Blick hat man die Zahlen zu den Mitarbeitern im Blick: Vom Arbeitszeitkonto, den eingereichten Urlauben, wie viele Termine oder Aufgaben übernommen wurden und vieles mehr.
